Het boek, De Dienstenfabriek – Simpel & Niet Eenvoudig,  gaat over procesverbetering binnen dienstverlenende organisaties. Dat kunnen ziekenhuizen zijn, gemeentes, advocatenkantoren, apothekers, ICT dienstverleners of de klantenservice of back office van banken, verzekeraars of telefoon operators. In elke organisatie komen processen voor en te leveren producten of diensten. Hoewel het allemaal verschillende branches zijn met verschillende diensten, zijn die verschillen nauwelijks van invloed op de wijze waarop wij, de schrijvers van dit boek, procesverbetering realiseren. Maar misschien is procesverbetering niet het juiste woord. Wij noemen het liever resultaatverbetering. Want daar gaat het om: iedereen wil betere resultaten halen en niet zozeer werken aan procesverbetering of een reorganisatie. Dus betere resultaten behalen, maar dan wel:

• snel
• efficiënt
• betrouwbaar
• zonder extra kosten
• en zonder extra werkdruk voor de medewerkers of concessies aan de kwaliteit.

Klinkt logisch en begrijpelijk, een open deur! Maar…. aan alle voorwaarden tegelijkertijd voldoen? Dat is onmogelijk! Wij weten dat het kan! Voor ons is een oplossing die ‘slechts’ aan vier van deze vijf criteria voldoet niet voldoende. Voor ons is een goed resultaat pas goed als aan alle vijf de voorwaarden is voldaan!

Wil jij ervaren hoe dit voor jou kan werken?  Schrijf je dan in voor de (gratis) workshop Flow Webinar.

“Veel mensen zijn in eerste instantie wel blij met hun hoge score op de Multitasking sneltest. Tot we hen laten zien hoe ineffectief, vertragend en schadelijk multitasking in werkelijkheid is. Organiseer uw processen anders en werk tot 25 procent sneller en goedkoper.“ Aldus Gijs Andrea, één van de initiatiefnemers van Better Results Group.

Wist u dat mensen en organisaties die niet (veel) multitasken veel succesvoller zijn dan bedrijven die wel veel multitasken?

Natuurlijk is iedere organisatie weer verschillend, maar overal waar mensen multitasken, blijken forse verbeteringen in doorlooptijd en kosten mogelijk. We moeten te veel projecten en veel taken tegelijk uitvoeren. Dat staat energiek en daadkrachtig, maar leidt tot spoedklussen, vertragingen over de hele linie en grote kans op kwaliteitsverlies. Bovendien levert het ongezonde stress op bij medewerkers met alle risico’s van dien. Keer op keer blijkt uit onderzoek dat multitasking tot tragere, duurdere en slechtere resultaten leidt. Hoe is dat in uw organisatie? Doe zelf eens vrijblijvend de sneltest (onderaan deze pagina) en ontdek uw eigen verbeterpotentieel. Wij zijn benieuwd.

Sneller en beter

Meestal zijn mensen na de sneltest verrast door de mogelijkheden die zij kennelijk zelf hebben om beter en sneller te kunnen werken en tevredener opdrachtgevers te krijgen. Tegelijk weten zij eigenlijk ook wel dat een mens nu eenmaal niet gemaakt is om meerdere dingen tegelijk te doen. Dat leerde u thuis al toen uw ouders zeiden dat u niet uw huiswerk moest maken met uw telefoon, de TV of de radio aan.

Minder werkdruk

In 2016 hebben professor Ayelt Komus (Organisation und Wirtschaftsinformatik) en managementadviesbureau Vistem in Duitsland onderzoek gedaan naar de ‘Status Quo van Multitasking in Projectmanagement’. Dit heeft baanbrekende inzichten opgeleverd die een organisatie in staat stellen het eigen niveau van multitasken goed in te schatten. Zodanig dat een betrouwbaar inzicht ontstaat wat beperken of zelfs elimineren van multitasken op kan leveren. Inzichten die in Nederland net zo relevant blijken. Ook hier geldt dat als er flow is in projecten, medewerkers aanzienlijk méér projecten kunnen afronden in significant kortere doorlooptijden. Terwijl de werkdruk afneemt.

Doe de sneltest

Het is duidelijk dat er tussen de uitkomst van een sneltest en het realiseren van 10 tot 25 procent meer, betere en snellere output wel het een en ander moet veranderen in de organisatie. Geeft de sneltest inderdaad aan dat het beter kan, verken dan de uitkomst verder met een expert van Better Results Group in een vrijblijvend telefoongesprek. Samen gaat u dan in op uw specifieke multitask situatie en op de manier waarop u hier verbetering in kunt aanbrengen. Zo krijgt u een ruwe schatting van hoeveel projecten u meer zou kunnen doen als u niet zou multitasken. Neem in ieder geval contact op met info@betterresultsgroup.nl. 10 tot 25 procent is niet niks.

Het proces

Software ontwikkelafdelingen- en organisaties hebben over het algemeen grote moeite met het op tijd opleveren van software. De komst van technieken zoals Agile en Scrum lijken een oplossing te zijn voor dat probleem: er wordt op vaste tijden geleverd dankzij sprints en dagstarts. Het gevolg is echter vaak dat de op te leveren functionaliteit niet altijd conform wens of afspraak is: de scope komt onder druk te staan vanwege de tijdsdruk! De backlog is meestal nog steeds erg groot en hij blijft groeien: het lukt maar niet om alles wat minder is dan urgent binnen redelijke termijn op te leveren. Onze oplossing, TOC TameFlow, doorbreekt die vicieuze cirkel en zorgt ervoor dat de backlog verdwijnt en nooit meer terugkomt. TOC TameFlow zorgt ervoor dat ontwikkelaars, management én klanten focus krijgen op wat wel en vooral wat niet gedaan moet worden om software op tijd, binnen scope en budget op te leveren. Daardoor worden doorlooptijden korter, wordt de leverbetrouwbaarheid en de voorspelbaarheid van softwareontwikkeling toe, daalt de werkdruk en neemt de productie toe. Kortom: meer software opleveren met minder inspanning.

De aanpak

We starten met een zogenaamde draagvlaksessie met een geselecteerd aantal medewerkers die een rol spelen in het ontwikkelproces. Het doel van deze meerdaagse sessie (2 tot 4 dagdelen) is het bereiken van overeenstemming over het doel van de ontwikkelafdeling in termen van productie, doorlooptijd en leverbetrouwbaarheid (en daarmee van het te starten verbetertraject), over de kernoorzaak van het niet altijd halen van dat doel, over de richting van de oplossing en over de te ondernemen stappen om het gewenste doel wél te behalen. Gekwantificeerd, objectief, meetbaar! Met uiteraard een datum waarop dat resultaat bereikt moet zijn.

Na afloop van deze sessie presenteert de afdeling het stappenplan inclusief de onderbouwing daarvan aan het Management Team ten behoeve van het verkrijgen van de juiste support op het juiste moment en in de juiste vorm.

Als zowel de afdeling als het management een commitment heeft uitgesproken (en als wij dat ook gedaan hebben als wij ingezet worden in de implementatie), starten we de implementatie door het houden van een workshop met alle betrokken medewerkers. In deze workshop ‘ontdekken’ de medewerkers zelf de oplossing en worden ze uitgedaagd om bijverschijnselen en obstakels te bedenken en te verwoorden. Deze worden vervolgens in het al aanwezige stappenplan verwerkt, waardoor een gedetailleerd implementatieplan ontstaat. De laatste stap van de workshop is het toewijzen van acties aan medewerkers, inclusief een leverdatum. De implementatie gaat een dag later van start en wordt door ons nauwgezet en van dichtbij begeleid.

Het resultaat

Tijdens de hiervoor genoemde draagvlaksessie ontstaat inzicht in de omvang van het huidige probleem én inzicht in de potentiële verbetering van het resultaat. Met behulp van onze aanpak is die verbetering altijd minimaal 20%, maar hij kan in sommige gevallen oplopen tot meer dan 50%. Daarmee bedoelen we in dit geval minimaal 20% reductie van de doorlooptijd bij minimaal 80% leverbetrouwbaarheid. Dit zijn objectief meetbare KPI’s, waarvoor zowel de organisatie als wij als implementatoren een commitment afgeven.

Nadere introductie: Een gedegen uitleg van de principes van TOC wordt gegeven in ons gratis flow-webinar van anderhalf uur. Voor datum, tijd en eventuele inschrijving klik je op de onderstaande link.

https://betterresultsgroup.nl/webinar/

Toepassing van de Theory of Constraints (TOC) veroorzaakt snellere flow en stelt het verbeteren van de doorlooptijd daarom centraal. Kenmerkend voor TOC is systeemdenken: een afdeling of organisatie is zo sterk als de zwakste schakel, de constraint. Of anders gezegd: de snelheid waarmee je iets oplevert wordt bepaald door de zwakste schakel.

Voor verbetering van een afdeling (of een proces) is het dus noodzakelijk om te weten waar de constraint zich bevindt.  Alleen door die te verbeteren, wordt de effectiviteit van een voortbrengingsproces als geheel verbeterd. Met als gevolg snellere flow en kortere doorlooptijden.

Daarnaast draait het bij TOC om het systematisch in kaart brengen van oorzaken en gevolgen, om vervolgens verbeterkansen te vinden. Het vinden van een oorzaak en het vaststellen van gevolgen daarvan, spoort snel en effectief bottlenecks in een proces op en geeft direct aanzet tot verbetering.

Breng je oorzaken en gevolgen systematisch in kaart, dan zal blijken dat slechts één of twee schakels een hefboomfunctie vervullen. Dus: één of twee oorzaken hebben meerdere gevolgen (soms tientallen). Door deze bottlenecks of constraints optimaal te verlichten of op te heffen, en alle andere bedrijfsprocessen daaraan ondergeschikt te maken, kan de efficiency van een voortbrengingsproces sterk worden verbeterd. Snel en effectief.

Bottleneck (knelpunt): De zwakste (meest capaciteit beperkende) schakel in een voortbrengingsketen. Dit kan een storingsgevoelige of dure machine zijn, maar ook het tempo waarin klanten producten bestellen, of zelfs de manier waarop producten worden vermarkt of gedistribueerd.

Nadere introductie: Bovenstaand is natuurlijk een heel summiere introductie. Een meer gedegen uitleg van de principes van TOC wordt gegeven in ons gratis flow-webinar van anderhalf uur. Voor datum, tijd en eventuele inschrijving klik je op de onderstaande link.

https://betterresultsgroup.nl/webinar/