Beekenkamp Group

“Wij hebben in 2017 een project met Gijs en Richard gedaan. Het project hield in dat we met ons software-ontwikkelteam volgens de TOC-methode zouden gaan werken.

Het was een zeer intensief project dat nooit was geslaagd als Gijs en Richard geen inbreng hadden gehad. Zeer professioneel en met de nodige humor werd via een goed, gedegen plan het team ‘aangepakt’. Zeker voor ICT’ers is praten over je eigen normen en waarden, teamwork, etc. niet zeer gebruikelijk – Gijs en Richard hebben ons daarbij goed bij de hand genomen.

Het resultaat is iets om trots op te zijn. We zijn echt een team geworden, waar hard wordt gewerkt, we afspraken kunnen maken over leverbetrouwbaarheid, we functionaliteiten opleveren die er echt toe doen en waar een prettige werksfeer hangt. Richard en Gijs, bedankt.”

Nol Schrijvers
Hoofd ICT, Beekenkamp Group

Situatie

  • hoge werkdruk
  • veel taken tegelijkertijd
  • vaak te laat leveren
  • ongewenste kwaliteit

Resultaten

  • producten en diensten helder geformuleerd
  • meer dan 80% van de werkzaamheden op tijd opgeleverd
  • ervaren werkdruk afgenomen
  • 40% meer projecten opgeleverd
  • betere werksfeer

Sneller en betrouwbaarder dan ooit

Hoge werkdruk, veel taken tegelijkertijd en te vaak te laat leveren. Dat was de situatie op de afdeling ICT INFRA van Beekenkamp Group. In 2017 is met succes de doorstroom van incidenten en projecten verbeterd. De principes die zijn toegepast zijn gebaseerd op de Theory of Constraints en het Toyota Productie Systeem/Lean. Het resultaat is een hogere productie met een lagere werkdruk en meer tevreden klanten. Nol Schrijvers heeft als manager van de ICT afdeling naast de ontwikkelafdeling ook de ICT INFRA afdeling geïnteresseerd in deze vorm van verbeteren.

Ongewenste kwaliteit en te lage leverbetrouwbaarheid

De afdeling ICT INFRA is verantwoordelijk voor het leveren en onderhouden van de ICT infrastructuur en systemen van de Beekenkamp Group. Op jaarbasis worden met de beschikbare capaciteit ongeveer 650 projecten en change requests opgeleverd en worden ongeveer 800 incidenten opgelost.

De medewerkers van de afdeling Beekenkamp ICT INFRA waren door de veelheid aan diensten zeer druk bezet, werkten aan veel projecten en incidenten tegelijk en hadden het gevoel dat ze daardoor niet altijd de juiste kwaliteit konden leveren. Veel projecten en incidenten werden dan ook later dan gepland opgeleverd. Structureel werd niet gemeten op basis van kpi’s. Inspanning werd geleverd op basis van ‘best effort’. De leverbetrouwbaarheid werd niet gemeten, maar werd wel als te laag ingeschat.

Intensief en succesvol traject

In oktober 2018 is men begonnen met het implementeren van de principes van de Theory of Constraint van Eliyahu Goldratt onder begeleiding van de specialisten van de Better Result Group. Ruim een half jaar later is de situatie drastisch gewijzigd.

Portfolio gedefinieerd

In het verleden was het portfolio van ICT INFRA niet duidelijk  geformuleerd. Hierdoor ontstonden onnodig discussies en irritaties. Nu zijn de producten en diensten helder geformuleerd in een product en diensten catalogus. Voor iedereen is het nu duidelijk waar de medewerkers van de afdeling mee bezig zijn en wat men kan verwachten.

Meer dan 80% van de werkzaamheden op tijd

Elk incident en project krijgt bij registratie een leverdatum op basis van de in de product- en dienstencatalogus gedefinieerde doorlooptijd. Deze datum wordt gebruikt om te bepalen wat de te verwachten leverdatum zal zijn. In het verleden kon er niets over de verwachte einddatum worden gezegd. Nu kan er duidelijk gecommuniceerd worden wanneer de klant het resultaat van zijn vraag kan verwachten.  De doelstelling was om minimaal 80% van de werkzaamheden op tijd op te leveren. Deze doelstelling is ruimschoots gehaald.   

40% meer projecten

De werkdruk op de afdeling werd als hoog ervaren doordat er zoveel taken tegelijkertijd in behandeling waren. Nu werken de medewerkers  zoveel mogelijk aan slechts 1 opdracht tegelijkertijd. Medewerkers zijn aanzienlijk minder aan het multitasken. Hierdoor is de ervaren werkdruk afgenomen. Stonden er vroeger wel meer dan 60 projecten ‘open’, nu zijn dit er ongeveer 15. De medewerkers hebben veel meer focus op de werkzaamheden die zij NU uitvoeren. In het afgelopen half jaar zijn er 40% meer projecten opgeleverd.

Prettiger samenwerken

Door nadrukkelijk de menskant mee te nemen bij de implementatie durft het team veel meer met elkaar in gesprek te gaan en als TEAM te opereren. Dit leidt tot een betere werksfeer en daardoor ook tot betere resultaten.

Raad voor de Kinderbescherming

“Gijs en Richard hebben met TOC een andere manier van werken en denken op gang gebracht, waarbij tijdig een onderzoek afronden, ten behoeve van het kind in de knel, centraal stond. Dit heeft versnelling gebracht in doorlooptijden en inzicht in de eigen workflow bij de uitvoeringsteams.

Sterk in hun aanpak is aangaan van het gesprek over onderliggende en belemmerende overtuigingen; scherp en confronterend, op een prettige manier, en heel oplossingsgericht. De aandacht voor gedrag, naast ondersteuning op procesverbetering, heeft ons echt verder geholpen in de benodigde ontwikkeling. Ze luisteren goed, denken met je mee en leveren echt maatwerk. Je voelt hun oprechte betrokkenheid.”

Anja Westdijk
Voormalig Regiodirecteur, Raad voor de Kinderbescherming

Meer weten?

Ervaar zelf hoe je door eenvoudige oplossingen betere resultaten met je IT afdeling kunt behalen. We ontmoeten je graag bij een van onze gratis workshops!

JA, IK DOE MEE!