Op tijd leveren met hoge kwaliteit

Binnen IT Operations (denk aan infra of functioneel/technisch beheer) is het niet altijd makkelijk om alle melders van incidenten en change requests tevreden te houden. Meestal is er veel werk te doen en zorgen de terugkomende vragen van klanten en ‘spoedjes’ voor wisselingen in prioriteit. Gevolg is een lange lijst met werk, sub-optimale kwaliteit en lange doorlooptijden. En dit terwijl de doelstelling van een IT afdeling toch meestal gaan over ‘op tijd leveren’, ‘tevreden klanten en medewerkers’, ‘hoge kwaliteit’ en ‘binnen budget’. Kan het wel?

Flow in IT Operations

Door anders om te gaan met de ‘flow’ (of logistiek) van meldingen is er zeker iets aan te doen. Dat betekent wel dat er waarschijnlijk een paar patronen doorbroken moeten worden: zo is het in onze aanpak niet handig om direct werk op te pakken als het zich aandient; we vinden het belangrijker om op tijd op te leveren dan om snel te beginnen. Ook vinden we het nodig om werk eerst af te maken voordat men aan iets nieuws begint. Even ‘niets doen’ is soms nodig! En ook geldt: al het werk dat niet in het systeem komt behoeft ook geen aandacht. Dit betekent niet dat we zoveel mogelijk tegenhouden, maar wel dat we alleen die meldingen willen die ook daadwerkelijk iets bijdragen aan het doel van de organisatie.

Ontspannen werken

Als er flow in het proces is hoeft een aanvraag nooit lang te wachten. Er zijn namelijk geen (of korte) wachtlijsten! Minder onder handen werk zorgt voor rust in het proces en op de afdeling. Juiste prioritering zorgt voor aandacht en hulp voor die aanvragen die het nodig hebben. Hierdoor krijgen zowel de medewerkers als de klanten vertrouwen in de dienstverlening. Bij een nieuwe aanvraag is direct aan te geven wanneer opgeleverd gaat worden, uiteraard binnen de SLA.  Kortom, een ontspannen situatie.

Wat er speelt

  • hoge werkdruk
  • veel taken tegelijkertijd
  • vaak te laat leveren
  • ongewenste kwaliteit

Wat we bereiken

  • hoge leverbetrouwbaarheid
  • lage werkdruk
  • zeer tevreden klanten

Onze aanpak

1

Flow-Workshop

Met fiches en dobbelstenen laten we je tijdens de gratis Flow-workshop kennis maken met hele eenvoudige doorstroomprincipes.
2

Analyse

We komen langs bij je IT Operations afdeling om samen te kijken waar het probleem zit en hoe we dit kunnen oplossen.
3

Implementatieplan

De oplossingen die je kunt toepassen binnen jouw IT Operations afdeling, beschrijven we in het implementatieplan. Deze kun je zelf implementeren of met hulp van ons.
4

Implementatie

Schakel je onze hulp in, dan behaal je gegarandeerd resultaat. Wij gaan namelijk niet weg totdat het doel bereikt is. We zorgen ervoor dat je als IT Operations afdeling in een korte tijd (vaak tussen de 3 en 5 maanden) voor 80-90% leverbetrouwbaar wordt, mét hoge kwaliteit en lage werkdruk.
5

Resultaat

Na de implementatie is en blijft er sprake van hoge leverbetrouwbaarheid, lage werkdruk en zeer tevreden klanten

Tijdens de analyse ontstaat inzicht in de omvang van het huidige probleem én inzicht in de potentiële verbetering van het resultaat. Na de implementatie is die verbetering altijd minimaal 20%, maar kan in sommige gevallen oplopen tot meer dan 50%. Daarmee bedoelen we in dit geval minimaal 20% reductie van de doorlooptijd bij minimaal 80% leverbetrouwbaarheid. Dit is een objectief meetbare KPI, waarvoor jij en wij  commitment afgeven.

Wij hebben in 2017 een project met Gijs en Richard gedaan. Het project hield in dat we met ons software-ontwikkelteam volgens de TOC-methode zouden gaan werken.

Het was een zeer intensief project dat nooit was geslaagd als Gijs en Richard geen inbreng hadden gehad. Zeer professioneel en met de nodige humor werd via een goed, gedegen plan het team ‘aangepakt’. Zeker voor ICT’ers is praten over je eigen normen en waarden, teamwork, etc. niet zeer gebruikelijk – Gijs en Richard hebben ons daarbij goed bij de hand genomen.

Het resultaat is iets om trots op te zijn. We zijn echt een team geworden, waar hard wordt gewerkt, we afspraken kunnen maken over leverbetrouwbaarheid, we functionaliteiten opleveren die er echt toe doen en waar een prettige werksfeer hangt. Richard en Gijs, bedankt.

Nol SchrijversHoofd ICT, Beekenkamp Group

Meer weten?

Ervaar zelf hoe je door eenvoudige oplossingen betere resultaten met je IT Operations afdeling kunt behalen. We ontmoeten je graag bij een van onze gratis workshops!

JA, IK DOE MEE!

Nieuws

'Mijn drive: ervoor zorgen dat werk energie geeft'(Zakelijke) DienstverleningBlogsIT OperationsKlanten vertellen
20 oktober 2020

“Mijn drive: niet harder werken, maar ervoor zorgen dat werk energie geeft’

Wat drijft de teamleden van Better Results Group in hun werk? In deze blog is implementatiespecialist Herman Walburgh Schmidt aan het woord. Hij maakte gedurende zijn loopbaan veel reorganisaties van…
Nieuw boek helpt werkstromen van IT-afdelingen te temmen(Zakelijke) DienstverleningBlogsIT OperationsKlanten vertellen
6 oktober 2020

Nieuw boek helpt werkstromen van IT-afdelingen te temmen

Voor kennisintensieve sectoren, zoals de IT, is het boek ‘Tame Your Workflow’ van Steve Tendon verschenen. De Theory Of Constraints werd aanvankelijk alleen toegepast in de productiewereld om processen te…
Minder stress bij Conscia: ‘We plakken geen pleisters meer’(Zakelijke) DienstverleningBlogsIT OperationsKlanten vertellen
22 september 2020

Minder stress bij Conscia: ‘We plakken geen pleisters meer’

Teveel werk, geen inzicht in wat er komen gaat en taken die niet overdraagbaar zijn. De afdeling planning van Conscia Nederland, specialist in IT-infrastructuur, kampte er 2,5 jaar geleden mee…