Door het onderhanden werk niet te hoog op te laten lopen én door op het juiste moment de juiste prioritering te geven, kan een proces logistiek gezien goed in flow komen. Hiervoor hebben teamleden dagelijks veel keuzes te maken. Dit is mensenwerk en gaat helaas niet altijd vanzelf goed. In deze blog benoemen we drie ingrediënten die nodig zijn om het team goed te laten functioneren.

Alhoewel er veel aspecten zijn die meespelen bij het functioneren van het team, benoemen we drie belangrijke: het hebben van een gezamenlijk doel, het continu werken aan wederzijds vertrouwen en het hebben van een team dat zo is samengesteld dat het taken kan uitwisselen.

Gezamenlijk doel

Iedere beslissing die gemaakt wordt en iedere actie die daaruit voort vloeit, moet bijdragen aan het behalen van het gezamenlijke doel. En daar wringt regelmatig de schoen. We komen veel teams tegen zonder gezamenlijk doel. Als zo’n doel niet bekend is, dan is ieder besluit dat genomen wordt en de daaruit voortvloeiende actie goed. Vaak zijn het dan persoonlijke doelen die worden nagestreefd.

Of medewerkers hebben een eigen beeld van het gezamenlijke doel. Zo kan een softwareontwikkelaar het idee hebben dat het team goed functioneert als de kwaliteit hoog is, terwijl de teamleider ervan overtuigd is dat het team als doel heeft om de week af te sluiten met voldoende opgeleverde functiepunten. Beide doelstellingen hoeven niet fout te zijn. Maar ze kunnen wel leiden tot verschillende besluiten ten aanzien van prioritering en belasting van het systeem. Een concreet en meetbaar gezamenlijk doel helpt om als team consistent te kiezen en overbodige belasting van het systeem te voorkomen.

Wederzijds vertrouwen

Teamleden hebben elkaar nodig om goede resultaten te behalen. Bijvoorbeeld omdat een teamlid er zelf niet uit komt of omdat er afstemming of samenwerking nodig is om het product of de dienst op te leveren. Hierdoor ontstaat afhankelijkheid – en afhankelijkheid zorgt voor logistieke kwetsbaarheid. We zien dat het niet voor iedereen logisch is om een hulpvraag te stellen en vaak worden conflicten uit de weg gegaan, terwijl deze aspecten wel nodig zijn om als team de juiste beslissing te nemen. Veelal ligt hier angst aan ten grondslag. Als er vertrouwen is binnen het team, dan is het niet erg om een ‘domme’ vraag te stellen of een keer een flinke discussie te hebben. Je weet dan dat de ander geen misbruik zal maken van jouw kwetsbaarheid en dat een flinke discussie geen blijvende ruzie oplevert. Net als in een goede relatie – waar vertrouwen een belangrijke basis is.

Om goed samen te werken in een team is het belangrijk dat teamleden elkaar goed leren kennen zodat ze rekening met elkaar kunnen houden. Wat vindt de ander belangrijk? Wat kan wel en wat kan niet gevraagd worden? Die vragen gaan over kernwaarden, ambities, competenties én persoonlijke omstandigheden. Dit komt overigens alleen boven tafel als er een voldoende veilige omgeving is om dit uit te wisselen. Dat lukt niet altijd binnen de organisatie. Dan is het beter om er iemand van ‘buitenaf’ bij te betrekken om dit vaak gevoelige proces te begeleiden. Dit proces vraagt overigens ook onderhoud. De omstandigheden en het team veranderen tenslotte regelmatig.

Uitwisselbaarheid

Een team waarin ieder lid zijn eigen specialiteit heeft, heeft vaak moeite met het op tijd opleveren van producten of diensten. Een specialist moet een probleem meestal zelf oplossen doordat anderen de kennis niet hebben. Dat maakt de doorlooptijd afhankelijk van zijn beschikbaarheid. Het gevolg is dat het werk zich opstapelt doordat medewerkers specifieke vragen neerleggen bij deze specialist, hij ook nog ander uitzoekwerk moet doen en hij niet altijd beschikbaar is vanwege ziekte of verlof.

Het is voor de doorstroom van producten of diensten belangrijk dat er altijd voldoende capaciteit beschikbaar is om voortgang te houden. Dit gaat het beste als mensen werk van elkaar kunnen overnemen. Dit betekent niet per definitie dat iedereen een generalist moet zijn, maar wel dat er voldoende kennis en capaciteit beschikbaar moet zijn om op tijd te kunnen leveren. Dit betekent ook dat een team niet te klein moet zijn. Het is zoeken naar de juiste balans: klein genoeg om veiligheid en verbondenheid te voelen en groot genoeg om pieken en problemen op te vangen.

Wil je meer weten over dit onderwerp of over hoe je dit toepast? Schrijf je in voor ons webinar op 27 mei. 

Leave a Reply