Deelnemers los laten komen van het efficiëntiedenken dat veel organisaties momenteel stuurt, om de weg vrij te maken voor een aanpak die de werkdruk écht vermindert, maar desondanks de output sterk laat toenemen. Dat beogen we met onze workshops, die we nu in coronatijd in een ander jasje hebben gegoten: webinars. De praktische insteek behouden we – ook al is dat lastiger op afstand – om de theorie toegankelijker te maken.

Die theorie kwam al aan bod in eerdere blogs: Theory Of Constraints. Met dit verhaal geven we je een inkijkje in de praktische kant daarvan: onze webinars. Normaal gesproken zouden we aan de slag gaan met dobbelstenen om het concept Flow beter binnen te laten komen bij de deelnemers. Een theorie is immers rationeel, terwijl het spelen van een dobbelspel ook onze emoties aanspreekt. Het spel dat we spelen, brengt met andere woorden iets teweeg.

Het gooien met een dobbelsteen om de flow of doorstroom van werk te simuleren maakt duidelijk dat variatie een belangrijke rol speelt in de productiviteit van de organisatie. Hoe hoger de variatie, hoe slechter het werk doorstroomt in de organisatie. Variatie is er altijd: de ene klus is moeilijker dan de andere, op de ene dag is het drukker dan de andere en je wordt soms vaker gestoord of je hebt ineens veel werk.

Het besef dat variatie zo’n grote stempel drukt op de productiviteit is dus zeer belangrijk. Dát willen we overbrengen. In de vorm van het webinar maakt niet de dobbelsteen, maar een simulatie in Excel-bestand de doorstroom van werk zichtbaar.

De bron van vertraging

We laten met behulp van de simulatie de doorstroom van werk tussen vijf afdelingen zien. Deelnemers kunnen zelf met het bestand experimenteren om een gevoel te krijgen bij de impact van factoren op de doorstroom van werk. Dat kan variatie zijn, zoals hiervoor genoemd. Maar ook bijvoorbeeld de beschikbaarheid van je collega’s.

Deze laatstgenoemde factor wordt veroorzaakt door afhankelijkheid. Afhankelijkheid creëert net als de genoemde variatie een bottleneck in de organisatie: de zwakste schakel die de productiviteit van de gehele organisatie bepaalt. De flessenhals stuurt dus de productiviteit van het geheel. Het efficiëntiedenken komt daarmee op losse schroeven te staan: het idee dat als je alle afdelingen binnen een organisatie efficiënt inricht, dit de organisatie als geheel efficiënt maakt, klopt niet.

Zo komen we in het webinar tot de bron van stagnatie, langere doorlooptijden en hogere werkdruk. Het signaleren daarvan is belangrijk om de vraag te kunnen beantwoorden wat er misgaat op IT-afdelingen. Daarbij helpt het om te laten zien wat de huidige manier van werken is en welk alternatief je daartegenover kunt zetten. Dat is dan ook precies wat we doen in onze webinar.

Valkuilen

Bij de huidige manier gaan organisaties niet goed om met de oorzaak van stagnatie en trappen ze makkelijk in valkuilen die de situatie verergeren: in plaats van de bottleneck aan te pakken, wordt nieuw werk opgepakt omdat ander werk stagneert. Dat resulteert in het overal ingebakken multitasken met averechts effect tot gevolg. Dit averechtse effect van multitasken ervaren de deelnemers aan den lijve aan de hand van een praktische oefening.

Als het webinar naar meer smaakt, dan komen we graag bij je op de koffie om ons hele verhaal te doen.

Leave a Reply