De verdovende werking van paracetamol vermindert hoofdpijn, maar pakt de bron ervan niet aan. Dus dweil je met de kraan open. Op vergelijkbare wijze kun je stress op IT-afdelingen niet structureel wegnemen zonder een blik te werpen op de oorzaken ervan. Wij helpen je op weg.

Wat moeten we concluderen uit de observatie dat het ineens krioelt van de mensen bij kringloopbedrijven en bouwmarkten? We houden tijd over, nu we thuiswerken. Maar waarom slagen we daar op de werkvloer niet in? Onze dagen op het werk zijn immers tot de nok toe gevuld.

De onderliggende gedachte: je bent voor een bepaald aantal uur in dienst, dus medewerkers moeten die uren gewoon draaien. Niets doen en wél aanwezig zijn, kost de organisatie geld. Dus krijg je een nieuwe klus op je bord zodra je handen vrij zijn. Zo ben je ook voorafgaand aan het nog te starten project nuttig bezig.

Stressbron: verlies van focus

Toch houden we op deze manier een grote stressbron in stand: het verlies van focus door een flinke actielijst. Wanneer je goed en wel opgestart bent met een opvultaak, zul je zien dat óók het nieuwe project op je dak belandt. Het steeds moeten verleggen van je aandacht van project naar project – multitasken – gaat ten koste van je productiviteit. En zo lopen projecten vertraging op, waardoor de afspraak met de klant in gevaar komt. Dat geeft stress.

Die spanning wordt nogmaals versterkt doordat de flinke actielijst weinig ruimte biedt om nieuwe klussen aan te nemen. Krappe deadlines red je niet, maar de nieuwe klant wil wél snel geholpen worden. De prikkels van het kantoorlandschap, zoals inkomende mail of een roodgloeiende telefoon, doen er een schepje bovenop.

Wat te doen? Houd focus door de actielijst te verkleinen. Pak niet te snel een nieuwe, intensieve taak op, maar beluister eens een podcast. Zo start je fris aan een nieuw project. Maak daarnaast afspraken met het team om de prikkels op het kantoor te verminderen. En, als je thuiswerkt: stel grenzen, nu je de deur van het werk niet achter je dichttrekt.

Stressbron: niet kunnen kiezen

Door de grote actielijst vergeten we in alle drukte een simpele vraag te stellen: wat is de opleverdatum? De manager én collega verwachten nú iets van een medewerker. Allebei even urgent, zo voelt het aan als je deze vraag niet stelt. Je kunt niet kiezen. Dat geeft stress.

Als je de vraag wel stelt, blijkt dat beide taken niet even urgent zijn. Een van de twee moet namelijk als eerste gereed zijn. Kiezen is dus mogelijk, als we maar terugvallen op de service level agreements die door de drukte naar de periferie zijn verschoven. Op basis van de daarin opgenomen klantafspraken kun je bepalen welke taak voorrang krijgt. Zo pak je deze stressbron bij de wortel aan.

Wil je met een kleinere actielijst en minder stress méér IT-diensten leveren? Schrijf je in voor onze gratis webinar Flow-In-IT.

Leave a Reply