IT-afdelingen moeten tegenwoordig enorm veel werk verzetten. Hoe slaag je daarin zonder extra budget of nieuw personeel? Daarover gaat deze blog.

IT’ers vormen tezamen een cruciale schakel in het proces van dienstverlenende organisaties, hebben te dealen met een veranderende infrastructuur en ontwikkelen steeds nieuwe functionaliteiten. Ze zijn, kortom, razend druk.

Het lijkt erop dat je als leidinggevende met je rug tegen de muur staat: nieuw personeel is moeilijk aan te komen vanwege schaarste op de arbeidsmarkt en budget voor extra mankracht en middelen is er vaak niet. Het personeel harder laten werken, is geen optie.

Halfvolle harde schijf

Wat je wél kunt doen, is de manier van werken op de afdeling kritisch onder de loep nemen. Realiseer je dat er een verband bestaat tussen een volle actielijst, productiviteit en de tijd waarin je een project afrondt.

Concreter: alle lopende taken die op het bordje van een medewerker liggen, zeuren mee op de achtergrond en verlagen zo zijn of haar productiviteit. Hij of zij heeft als het ware een halfvolle harde schijf. Om dit met een eenvoudig voorbeeld te illustreren: met een uitpuilende mailbox reageer je niet zo snel op inkomende mail – tenminste als je de inbox serieus bijwerkt en niet negeert.

Wil je de hoeveelheid werk makkelijker aankunnen, dan moet je de hoeveelheid taken op lijstjes dus drastisch reduceren. Veelal door ze op een later moment in te plannen. Niet teveel taken op één dag. Doseer het. Zo ben je productiever.

Weerbarstige praktijk

Dat de praktijk weerbarstig is, weten we. Want weersta maar eens de verleiding om spoedjes op te pakken. Er ligt een stapel werk. Verzoek 21 is nog lang niet aan de beurt. Pak je de aanvraag toch op omdat een klant aandringt, dan ga je multitasken. Dat verlaagt je productiviteit. Gevolg: de stapel groeit, waardoor je nog minder gedaan krijgt. Het is een vicieuze cirkel.

Blijf hier niet in hangen, maar zet in op een kleine actielijst voor meer productiviteit. Drie handvatten:

Tip 1

Dit is een radicale. Bekijk je actielijst eens écht kritisch. Waarschijnlijk is de helft van de onderwerpen niet meer relevant. Misschien staan sommige acties er al een jaar op en zijn ze nu achterhaald. Doordát ze erop staan, vragen ze onnodig aandacht.

Tip 2

Vaak hebben openstaande taken nog een laatste zetje nodig. Dit zijn de puntjes op de ‘i’. Je hebt nog niet van een gebruiker vernomen of hij tevreden is over zijn nieuwe computermuis, bijvoorbeeld. Bel hem op om het af te ronden.

Tip 3

Als je beseft dat je baat hebt bij een kleine stapel werk, dan is de stap naar incidenteel overwerken zo gezet. Gekscherend noemen we dit ook wel een pizzasessie: bestel wat pizza’s en klaar de klus. Of huur tijdelijk extra personeel in om het voor je op te knappen. Zo kom je weer in flow.

Wil je meer weten over dit onderwerp of over hoe je dit toepast? Schrijf je in voor ons webinar op 27 mei. 

Leave a Reply