In onze vorige blog schreven we over de rol van variatie en afhankelijkheid in organisaties. Ze zorgen ervoor dat taken vroeg of laat een keer stilvallen. In dit artikel vertellen we je hoe je daar het beste mee om kunt gaan, zodat het werk niet verder vertraagt. De grote valkuil in dit verband: te snel nieuwe taken oppakken (multitasken).

Werk kan om allerlei redenen stilvallen. Er hangt een opdracht in de lucht die maar niet landt. Of een medewerker is afhankelijk van de kennis van een collega die even niet beschikbaar is. Op zulke momenten zitten we stil. Even niets doen, is natuurlijk onproductief, is een veelgehoorde uitspraak. Een medewerker die zijn handen vrij heeft, kost toch alleen maar geld? Dus krijgt hij een nieuwe taak op zijn bordje.

Denkvermogen onnodig belast

Na een tijdje valt ook deze taak stil en volgt taak drie. De betreffende persoon werkt nu al aan drie taken tegelijkertijd. Steeds moet hij de vraag stellen: welke taak heeft nu prioriteit? Dat belast het denkvermogen onnodig. Daarbovenop komt dat het wisselen tussen intensieve klussen veel denkkracht kost. Zit je eerst volop in het ene onderwerp, moet je ineens je tanden zetten in een ander zwaar dossier. Het menselijk brein heeft daar moeite mee. De medewerker vertraagt opnieuw.

Zo zie je dat de betreffende persoon in een vicieuze cirkel van vertraging is beland. De cirkel in een notendop: variatie zorgt voor vertraging. Het oppakken van meerdere taken doet daar nog een schepje bovenop. Net als vervolgens het nadenken over én het switchen tussen deze taken. In deze cyclus raakt de werknemer verstrikt.

Pak taken full kit op

Hoe komt hij hieruit? Ons eerste advies is: zorg dat je er niet in terechtkomt door taken full kit op te pakken. Dat is het ideale plaatje: aan taken beginnen die je ook daadwerkelijk kunt afronden doordat ze volledig zijn aangeleverd. Maar vaak kan dat niet. Als je dan toch een nieuwe taak oppakt, kies dan voor iets eenvoudigs. Ook al voelt dit misschien als tijdverspilling. Haal ter ontspanning een kopje koffie. Je aandacht gaat zo niet naar een nieuwe intensieve klus, die je dan weer met moeite los laat. Zo kun je snel terugschakelen naar je belangrijke taak en blijf je in flow.

Al je tijd benutten is geen doel op zich

Bedenk altijd: wat is je doel? Wil je meer output leveren? Of wil je al je beschikbare tijd in je werkweek met je werk bezig zijn? Bedenk dan dat je niet meer output levert als je veel moet switchen tussen verschillende taken. Is het echt zo erg om tussendoor een paar keer te wachten als je weet dat je gewoon je afgesproken output gaat leveren?