Prioriteren is van wezenlijk belang, maar hoe doe je dat? In vijf stappen naar een praktische oplossing

Eén van de hoofdingrediënten in onze aanpak is het creëren van focus. Dit, samen met goed prioriteren zorgt ervoor dat op zijn minst 80% van alle taken op tijd wordt afgerond. Dat klinkt natuurlijk makkelijk, maar als het dat écht was, dan deed iedereen dat al. Het lastige is, dat de meeste mensen geen idee hebben op basis waarvan iets prioriteit heeft. En dan wordt het vaak ‘naar eigen inzicht’ of kiest men de makkelijke klussen die snel afgehandeld kunnen worden eerst. Dit heeft dan natuurlijk wel tot gevolg dat andere taken nog langer blijven liggen en dat je Onder Handen Werk toeneemt. Over de nare consequenties daarvan lees je in diverse eerdere blogs. Een andere belangrijke factor is de manager die roept dat ‘een bepaalde taak’ beslist voorrang moet krijgen, of nog erger, een belangrijke klant die boos aan de telefoon hangt.

Allemaal ingewikkelde situaties, die kiezen lastig maakt. Maar gelukkig hebben we een eenvoudige oplossing. We zorgen ervoor dat het voor iedereen (van medewerker tot manager en soms zelf de klant) klip en klaar is welke taak de hoogste prioriteit gaat krijgen. In grote implementaties gebruiken we daar software voor. Maar voor je eigen werk kom je met Excel ook een heel eind. Het kant & klare Exceldocument (Bufferstatus) is gratis beschikbaar op www.toc-fabriek.nl (zoek in de werkdocumenten).

Stap 1: Maak al het werk inzichtelijk. Dat betekent gewoon een lijst in Excel maken waar alle taken op komen te staan.

Stap 2: Loop de hele lijst langs en voeg in de kolom ‘Leverdatum’ de datum (jjjj-mm-dd) toe wanneer die taak uiterlijk klaar moet zijn. De eerste verassing is dat je zult zien dat echt niet alles morgen klaar hoeft te zijn. Het is dus wel van belang, dat je inzicht krijgt en ook navraagt bij de ‘opdrachtgever/klant/collega’ wanneer hij of zij jouw ‘halfproduct of eindproduct’ uiterlijk nodig heeft.

Stap 3: Bedenk per taak hoeveel tijd je ongeveer nodig hebt om die taak af te ronden. Dit noemen we de Doorlooptijd. Reken in dagen. Reken niet krap, maar voeg ook niet extra dagen toe om je tegen mogelijke tegenvallers in te dekken. Tegenvallers zijn er altijd, dat is niet zo erg en vraagt op dat specifieke moment misschien om wat extra actie (een klant of collega informeren bijvoorbeeld). Schrijf dit aantal dagen in een tijdelijk hulpkolom. Het helpt om goed inzicht te krijgen hoeveel tijd een taak nu daadwerkelijk kost en na verloop van tijd ga je zien dat dat vaak minder is dan je aanvankelijk dacht.

Stap 4: Vul nu in de kolom ‘Startdatum’ de datum in waarop je met die taak aan de slag moet. Dat is een makkie: namelijk leverdatum minus het aantal dagen dat je nodig hebt om de taak af te ronden. Je hoeft geen rekening te houden met werkdagen. Over het algemeen zit er voldoende buffer in het aantal dagen dat je had berekend. Als je hier net mee begint zullen er zeker taken zijn die al klaar hadden moeten zijn. Vul dat dan ook zo in, dus een start en/of leverdatum in het verleden.

Stap 5: En voila, in de kolom ‘%bufferstatus’ zie je nu een percentage in een bepaalde kleur verschijnen. Zorg dat deze kolom gerangschikt staat op het hoogste percentage bovenaan. De kleur zwart betekent dat de taak ‘over tijd’ is en dus de allerhoogste prioriteit heeft. Rood vraagt aandacht, oranje kan nog even en groen hoef je in principe nog niet naar om te kijken. Natuurlijk is het wel handig om ook de oranje en groene taken af en toe te scannen om te zien of er iets van voorbereidend werk voor nodig is.

Resultaat: Meer rust, sneller leveren, kortere doorlooptijd, hogere kwaliteit en tevreden klanten. Door consequent van boven naar beneden te werken zul je zien dat er rust ontstaat. En als je je achterstanden hebt weggewerkt en al je taken steeds in groen staan, kun je wellicht de doorlooptijd wat scherper gaan zetten. En daar worden klanten en managers weer blij van. Door meer rust gaat ook de kwaliteit van het geleverde werk over het algemeen omhoog.