De diepst ingesleten gewoontes brengen niet altijd de beste oplossingen voort. Multitasken is daar een voorbeeld van. Als je ermee stopt, kun je op termijn projecten tweemaal zo snel afronden – met hetzelfde budget, behoud van kwaliteit en tevreden medewerkers.

Kijk om je heen en je ziet iedereen jongleren met taken. Het is gemeengoed. Wie deze status quo wil doorbreken, moet sterk in zijn schoenen staan. Maar hoezeer dit multitasken ook is ingeburgerd op de werkvloer: algemeen geaccepteerd is heel wat anders dan op basis van goede onderbouwing aanvaard.

Regelmatig houden we workshops die deelnemers aan het denken zetten over hun manier van werken. We bootsen in het klein een werksituatie na. Ze krijgen twee projecten in hun schoot geworpen. De eerste vraag is om ze één voor één af te ronden. De tweede vraag is om ze tegelijkertijd af te ronden – multitasken dus.

Om ter verduidelijking een voorbeeld te geven bij de eerste vraag: schrijf eens de getallen 1 tot en met 26 op een A4’tje. Schrijf nadat je hiermee klaar bent het alfabet op. Bij de tweede vraag voer je deze miniprojecten tegelijkertijd uit: eerst een cijfer opschrijven, dan een letter, dan weer een cijfer. Het duurt niet lang voordat je ontdekt dat de tweede methode veel langzamer gaat. En deze laatstgenoemde aanpak is nota bene de dagelijkse praktijk op de werkvloer.

Averechts effect

Op deze praktische wijze kom je erachter dat het tegelijkertijd uitvoeren van taken averechts uitpakt voor je productiviteit. Zo heb je een goede reden in handen om werk uit te stellen, zodat je er eerder klaar mee kunt zijn. Dat klinkt tegenstrijdig, maar is het niet. Want de sleutel om werk sneller gereed te hebben, ligt in het weerstaan van multitasken: later beginnen met de ene taak geeft ruimte om te focussen op de andere taak. En om vervolgens beide sneller af te ronden. Sommige taken kun je schrappen en veel acties kun je op een later moment inplannen.

Dat brengt rust en handelingsruimte, zo besefte ook een klant van ons voor wie we de actielijst van een verstikkende 250 acties terugbrachten naar 20. Medewerkers ervaren hierdoor minder stress, zijn productiever en het bedrijf kan sneller leveren – zonder stijgende kosten, kwaliteitsverlies of ontevreden medewerkers.

Vertrouwd denkpatroon bevragen

Het loont dus om af en toe wat langer stil te staan bij wat er gebeurt in organisaties en oude, vertrouwde denkpatronen kritisch te bevragen. Op zulke momenten legt, in de woorden van psycholoog Daniel Kahneman, ons reflexmatige ‘systeem 1’ het af tegen het traag denkende ‘systeem 2’ in ons brein.

Wil je meer weten over dit onderwerp? Volg dan onze gratis webinar Flow-In-IT op 3 juli of gratis workshop Flow-In-IT op 8 juli. Deze workshop gaat weer door met inachtneming van de RIVM-richtlijnen.

Leave a Reply