Leestijd: 3 minuten

“Batchen werkt echt!” of zoals wij vaak aangeven: “Batchen werkt meestal niet!” Maar wat is het nu? In deze blog een korte uiteenzetting over batching. Wat is het, wanneer kan het en wanneer beter niet?

Wat is Batchen?

Batchen betekent dat je soortgelijk werk verzamelt om dit vervolgens in één keer af te handelen. Het werk dat dan wordt afgehandeld noemen we ‘Process Batches’. Als daarna wordt gewacht tot alles afhandeld is voordat het naar de volgende stap gaat dan is er ook nog sprake van ‘Transfer Batching’. Voorbeelden van Process Batching: Er zijn gemeenten die vergunningsaanvragen één keer in de week behandelen tijdens een overleg. Of mensen reserveren tijd in hun agenda (dagelijks, wekelijks, 3 maandelijks) om alle inkoopaanvragen in één keer af te handelen. Een mooi voorbeeld is ook je wasmachine: Je verzamelt de was en (bijvoorbeeld) eens per week wordt de was in één keer gedaan.

Batchen… da’s toch efficiënt?

Ja, en nee. Batchen is (of lijkt)  efficient, je doet soortgelijke handelingen die je repeterend doet. Dat gaat meestal sneller! Dus logisch toch? Nou, nee. Niet altijd. Het probleem met batchen ontstaat ten eerste op het moment dat andere mensen in de keten afhankelijk zijn van het resultaat van de handeling. De doorlooptijd van de keten als geheel kan dan behoorlijk oplopen, terwijl wanneer alle schakels in de keten het werk direct na elkaar kunnen doen zorgt voor minimale doorlooptijden. Als we weer kijken naar de vergunningsaanvraag: Stel dat er 3 schakels nodig zijn die iets moeten doen met of besluiten over een vergunningsaanvraag.  En iedere schakel reserveert iedere week de maandagochtend om de handeling te doen, dan betekent dit een doorlooptijd van minimaal 2 weken! Dit terwijl de bewerkingstijd (de tijd dat men actief met de aanvraag bezig is), misschien maar een uurtje is. Voor de behandelaar zal dit qua handelingen efficient zijn. De aanvrager moet echter lang wachten en is waarschijnlijk ontevreden. En is het ok? Dat hangt van het doel af. Wil men de aanvrager helpen of wil men kosten besparen (efficiency)? En je zal toch die ene broek aan willen die nog in de wasmand ligt te wachten…

Er zit nog een ander probleem aan batchen. Bij batchen wordt dus meestal aan één aspect van meerdere projecten tegelijk gewerkt. En de opdracht is dan: Maak de batch af. Daar zijn we op zich voor, om af te maken waar je aan begonnen bent. Het betekent wel dat er dan geen ruimte is voor nieuwe opdrachten. Wellicht komt er een project met een hogere urgentie, terwijl sommige projecten in de batch al aan de late kant zijn en sommige projecten in de batch aandacht krijgen terwijl dat niet nodig is. De batch kán dan natuurlijk onderbroken worden voor het urgentere project – waarna de batch weer wordt opgepakt. Met als gevolg dat de projecten in de batch die al aan de late kant waren zéker te laat worden opgeleverd. De effectiviteit (de bijdrage aan het doel) wordt dan alleen maar minder.

Meer werk in het systeem zorgt voor meer verstoringen

En of het echt heel efficient is, is ook maar de vraag. Weer even terug naar de vergunningsaanvragen. Stel dat een behandelaar 20 aanvragen in ‘portefeuille’ heeft. Dat zijn 20 aanvragers en 60 schakels die gedurende 2 weken iets teweeg kunnen én zullen brengen. Al deze mensen/schakels vragen aandacht zolang de aanvraag in het systeem zit. Telefoontjes, mailtjes, problemen, nieuwe inzichten etc. Hoe korter een aanvraag in het systeem zit, hoe minder verstoring dit met zich mee brengt. En verstoring zorgt weer voor meer werk en langere doorlooptijden – is het niet bij de aanvraag waar de verstoring over gaat, dan wel bij een aanvraag waar men net mee bezig was.

Batchen werkt meestal dus niet. Tenzij, tenzij er niemand op de output zit te wachten en er geen nieuwe opdrachten tussendoor komen.

Er zijn mooie voorbeelden waar men batching heeft afgezworen – bijvoorbeeld bij Scanlaser, een drukkerij die een ‘eentjesfabriek’ heeft gemaakt. Daar is de ordergrootte altijd 1. Ieder boek is een order, de machines zijn ingericht op flexibele input. Da’s pas printing on demand!

In de volgende blog gaan we in op de wachttijden op Schiphol! Ook iets met batching, efficiency en effectiviteit 🙂

Heb jij hulp nodig bij het verkrijgen van korte doorlooptijden,
lage werkdruk en tevreden klanten?

JA