Teveel werk, geen inzicht in wat er komen gaat en taken die niet overdraagbaar zijn. De afdeling planning van Conscia Nederland, specialist in IT-infrastructuur, kampte er 2,5 jaar geleden mee en schakelde Better Results Group in om de werkstress te verminderen. Het resultaat: dankzij de wedergekeerde rust meer werk verzetten met minder mensen.

Brandjes blussen en pleisters plakken. Dat was in een notendop de situatie van de afdeling planning van Conscia. Het reguliere werk op die afdeling: medewerkers plannen aanvragen in, zodat de engineers van het bedrijf aan de slag kunnen. Deze werkzaamheden kwamen in een stroomversnelling terecht.

“Het regende spoedjes”, vertelt Richard Schutte, delivery director bij Conscia. “Afspraken werden dubbel ingepland of helemaal niet. Medewerkers liepen achter de feiten aan en raakten gefrustreerd. Één persoon durfde niet op vakantie omdat hij bang was dat de situatie uit de hand zou lopen. Er kwamen veel meer acties bij dan dat er werden afgevinkt.”

Schutte liep Better Results Group tegen het lijf op een healthcare event. “Ik werd getriggerd door de verfrissende aanpak: je komt niet altijd tot de kern van een probleem doordat je eigen mindset in de weg zit. Daardoor plak je pleisters in plaats van de diepere oorzaak aan te pakken. We volgden een training om die mindset te laten kantelen. Daarna implementeerden we de Theory Of Constraints.”

Diverse lessen

Een van de aannames op de afdeling planning was dat er meer personeel nodig is om de werkdruk te verlagen. “Die klopt dus niet, ervoeren onze medewerkers op praktische wijze aan de hand van een dobbelspel. Daarna begon de reis, met onderweg diverse lessen: focus op het afronden van taken en het creëren van gezamenlijke waarden en doelen voor richting en saamhorigheid. Voorbeelden daarvan zijn resultaatgerichtheid en respect voor elkaar.”

Het softwaresysteem van Better Results Group helpt Conscia met het nieuwe pad. Schutte: “We hebben inzicht in alle acties én in wanneer ze door wie moeten worden uitgevoerd. De status ervan wordt aangegeven en overdracht van taken is mogelijk. Dat schept rust en voorspelbaarheid. Het werk komt weer uit onze handen en we hebben de ruimte om na te denken over verbetering. We zijn van drie medewerkers naar één persoon gegaan, die voor tachtig procent bezet is. En we verrichten zo ook nog eens meer werk. De twee anderen hebben andere taken en springen bij indien nodig. Degene die voorheen zo gestrest was, vraagt nu om extra werk.”

Het werkritme van de medewerkers van Conscia is veranderd: een dagstart en een maandelijkse review zorgen voor reflectie en afstemming op doelen. Andere afdelingen, waar vergelijkbare problemen spelen, staan op de planning, besluit Schutte.

Leave a Reply